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Asistente Administrativo

JOB OPPORTUNITIES

CIMMYT es una organización internacional de investigación y desarrollo agrícola sin fines de lucro, enfocada al fortalecimiento de sistemas de producción de maíz y trigo en países en desarrollo. Para más información visite nuestro sitio de internet en www.cimmyt.org

El Centro Internacional de Mejoramiento de Maíz y Trigo (CIMMYT) está buscando un profesionista dinámico, innovador, proactivo y con iniciativa para la posición de Asistente Administrativo para trabajar en el Programa de Intensificación Sustentable del CIMMYT.

La persona seleccionada trabajará en las oficinas del Hub Chiapas, ubicadas en: 4a Oriente, entre 2a y 3a Sur, No. 462, Col. Santa Cruz, C.P. 29130, Berriozábal, Chiapas.

Las principales responsabilidades de la posición son:

  • Proveer apoyo administrativo general como preparación de viajes y logística, compra de boletos de avión, realizar reporte de gastos, pago a proveedores, reembolsos, reportes de actividades, reservaciones de hoteles, ayuda en la agenda y mantenimiento de la misma, etc.
  • Organizar y mantener un sistema de registro de actividades eficiente.
  • Responder a las requisiciones diarias, tomar llamadas telefónicas y traducir documentos y correspondencia como sea requerido.
  • Apoyar el manejo de la correspondencia del Gerente de Hub, revisando toda la información entrante y decidir la mejor forma o ruta para atender los requerimientos de los clientes internos y externos.
  • Asegurarse que los materiales de trabajo se encuentren disponibles y que toda la documentación y reportes se encuentren preparados antes de cada reunión de los miembros del programa.
  • Reunir materiales o reportes para su distribución, especialmente aquellos de los cuales su disponibilidad sea difícil de compilar.
  • Asegurarse de dar seguimiento a los puntos de acuerdo a los que se llegan en las reuniones y a los objetivos del área.
  • Preparar, editar, dar formato y escanear documentos como sea requerido, además de compilar las firmas necesarias en varios documentos como le sea solicitado.
  • Organizar teleconferencias y conferencias WebEx a nivel local e internacional, además de preparar la correspondencia y documentación de la reunión antes de que esta suceda.
  • Dar seguimiento a la información sobre capacitación institucional y a lo requerido por el personal del Hub, además de apoyar el reclutamiento y las necesidades de personal tanto de personal local, como de los consultores nacionales.
  • Mantener la documentación al día sobre todos los procesos administrativos del Hub.
  • Manejar la documentación de la Unidad como: expedientes de proyectos, contratos, convenios, reportes financieros, correspondencia, etc.
  • Asegurarse que las minutas de reuniones han sido tomadas, aprobadas e incluidas en los registros institucionales correspondientes y que estas se encuentren disponibles cuando sea requerido.
  • Apoyar en la administración de acuerdos de colaboración en el Hub.
  • Ayudar en la priorización de actividades, así como en el manejo de cambios dentro del Hub.
  • Facilitar buenas relaciones de trabajo entre todo el equipo del Hub.
  • Realizar otras actividades de apoyo que le sean asignadas por su supervisor inmediato.

Los candidatos deberán cubrir con los siguientes requisitos:

  • El titular requiere contar con estudios a nivel Licenciatura en Administración, Contaduría o afín.
  • Se requiere una experiencia mínima de 4 años en puestos y actividades similares.
  • Contar con conocimientos del idioma inglés a nivel Básico. El candidato deberá obtener al menos una calificación A2 (según el Marco Común Europeo de Lenguas CEFR).
  • Nivel de usuario Avanzado en el manejo de Paquetería MS Office (Excel, Power Point, Word, Outlook).
  • El titular de la vacante requiere exhibir las siguientes competencias: Comunicación, Solución de Problemas, Trabajo en Equipo, Proactividad, Manejo del Tiempo, Flexibilidad y Adaptabilidad y Orientación al Objetivo.

CIMMYT ofrece un esquema de compensación atractivo y apoya el desarrollo profesional continuo. Entre las prestaciones que ofrece la organización a su personal de planta, adicionales a las contempladas por las leyes mexicanas, se encuentra un aguinaldo de cuarenta días, prima vacacional (56%), seguro de vida y seguro de gastos médicos mayores, vales de despensa y fondo de ahorro.

Por favor aplique en línea a la vacante M17247 Asistente Administrativo. La revisión de aplicaciones iniciará el lunes, 25 de diciembre de 2017. Para mayor información, comunicarse con Ricardo Pérez, (55) 5804-2004 ext. 2062 o r.perez@cgiar.org.

Le pedimos tener en cuenta que sólo lo los candidatos seleccionados serán contactados.
Ésta vacante permanecerá abierta hasta ser cubierta.

El CIMMYT tiene una política de igualdad de oportunidades para los empleados y se promueve la diversidad en cuanto a género y nacionalidad.